Te enseñamos a hacer una factura paso a paso
Emitir facturas es una obligación legal para empresas y autónomos que registran transacciones comerciales. Más allá de ser un requisito fiscal, las facturas representan la transparencia y profesionalidad de tu negocio. Este documento oficial no solo garantiza un registro adecuado de las operaciones, sino que también es esencial para:
- Reclamar pagos pendientes.
- Justificar ingresos y gastos ante Hacienda.
- Obtener deducciones fiscales en casos permitidos.
Emitir correctamente las facturas evita sanciones económicas y fortalece la relación con tus clientes, creando confianza en tu marca o servicio.
¿Cuáles son los datos que deben aparecer en una factura?
Las facturas deben contener una serie de datos imprescindibles para cumplir con la normativa fiscal y asegurar su validez. Entre los elementos obligatorios, destacan:
Información básica obligatoria
- Datos del emisor y receptor:
- Nombre o razón social.
- NIF o CIF correspondiente.
- Dirección completa.
- Número y fecha de la factura:
- El número debe seguir una secuencia cronológica y correlativa.
- La fecha refleja el momento de la emisión.
- Descripción de los productos o servicios:
- Detallar claramente qué se ha vendido o qué servicio se ha prestado.
- Base imponible, tipos impositivos y total:
- Indicar la cantidad antes de impuestos, los tipos aplicados (IVA, retenciones) y el importe total.
- Enviar una factura y almacenar una copia de seguridad.
Elementos adicionales según normativa
En algunos casos, puede ser necesario incluir:
- Condiciones de pago.
- Indicaciones sobre el régimen fiscal (por ejemplo, régimen de recargo de equivalencia).
- Notas específicas si se trata de una operación intracomunitaria.
¿Cómo rellenar una factura a mano?
Hacer una factura correctamente puede parecer complicado al principio, pero siguiendo estos pasos, te resultará mucho más sencillo:
Estructura general de una factura
- Encabezado:
- Coloca el logo de tu negocio y tus datos fiscales.
- Cuerpo de la factura:
- Incluye una tabla que especifique el producto o servicio, cantidad, precio unitario y subtotal.
- Pie de página:
- Detalla los tipos impositivos y el total a pagar.
Detalles específicos que no debes olvidar
- Número correlativo único.
- Fecha de vencimiento del pago, si corresponde.
- Firma electrónica o digital para mayor seguridad.
¿Cómo calcular los tipos impositivos de tu factura?
La correcta aplicación de impuestos es crucial para evitar errores en tus declaraciones fiscales:
Diferencias entre IVA y retenciones
- IVA: Es un impuesto que grava el consumo de bienes y servicios, generalmente del 21% en España, aunque existen tipos reducidos (10%, 4%).
- Retenciones: Aplicables en algunos casos, como a profesionales autónomos, del 15% sobre la base imponible.
Claves para aplicar correctamente cada tipo
- Identifica el tipo de operación (servicios, bienes, operaciones internacionales).
- Consulta las tablas de tipos impositivos vigentes para asegurarte de que aplicas el correcto.
- En el caso de autónomos, recuerda si debes aplicar la retención de IRPF.
Ejemplo práctico de cómo hacer una factura
Nada mejor que un ejemplo para aclarar dudas:
Factura para autónomos
- Servicios prestados: Diseño gráfico para una web.
- Base imponible: 500€.
- IVA (21%): 105€.
- Retención (15%): -75€.
- Total a pagar: 530€.
Factura para empresas
- Venta de productos: 20 unidades a 50€ cada una.
- Base imponible: 1.000€.
- IVA (10%): 100€.
- Total a pagar: 1.100€.
Herramientas y recursos para simplificar la emisión de facturas
Existen diversas soluciones que pueden hacer tu vida más fácil al momento de emitir facturas:
- Programas de facturación: Herramientas como FacturaDirecta o Quipu automatizan el proceso.
- Asesorías especializadas: Contar con expertos en fiscalidad como BeArias Consulting garantiza la correcta emisión y registro de las facturas.
Algunas preguntas que pueden surgirte sobre la emisión de facturas:
¿Puedo hacer una factura como particular?
La respuesta es un sí y un no. Un particular no puede realizar facturas de forma habitual. Ya que para la emisión de una factura, hay que estar dado de alta en Hacienda como empresario o profesional.
No obstante hay excepciones. La primera: la habitualidad. Si el particular realiza una factura de forma esporádica y no habitual, no habría problema. La segunda excepción: el volumen. Un particular puede facturar sin darse de alta como autónomo siempre que no supere un límite: el del SMI. El salario mínimo interprofesional anual sería el límite para facturar sin tener un problema con la Hacienda Pública y la Seguridad Social.
Además, tienes que tener en cuenta que Hacienda permite emitir facturas sin ser autónomo si te das de alta en el modelo 036 o 037.
¿Qué pasa si emito una factura sin ser autónomo o empresa?
En principio, si no cumples con las dos excepciones anteriores, te puedes enfrentar a una sanción. Se considera infracción grave, y la multa por factura sin ser autónomo o empresa puede ser alta:
- Si facturas, no eres autónomo y no te das de alta en el modelo 036 o 037, la multa puede oscilar entre los 300 y los 3000 euros.
- Si la Seguridad Social considera que tu actividad es habitual, pueden exigirte pagar las cuotas de autónomos que no hayas pagado. Estas cuotas empezaran desde la fecha, retroactiva, en la que ellos consideren que comenzaste tu actividad.
Entonces, ¿Quién puede emitir facturas?
La emisión de facturas está designada como tarea que podrán hacer tanto personas físicas como jurídicas que estén dadas de alta en Hacienda como empresario o profesional. Es decir, pueden emitir facturas autónomos y empresas.
¿Quién paga el IVA de una factura?
El IVA es un impuesto que paga la persona que, tras el proceso de producción, consumen un bien, producto o servicio. Es por ello, que es el CONSUMIDOR FINAL quien debe de pagar el IVA en una transacción.
¿Tienes problemas con las facturas?
Emitir facturas correctamente es una parte esencial de la gestión empresarial, que asegura el cumplimiento fiscal y mejora la eficiencia del negocio. Sin embargo, es común enfrentarse a dudas o complicaciones.
En BeArias Consulting, ofrecemos soluciones integrales para empresas y autónomos, ayudándote en todo el proceso de gestión contable y fiscal.
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